So treten Sie als Travel Manager st?rker auf

Posted: 28 June 2020
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So wie sich die Gesch?ftsreisebranche heute darstellt verspüren viele Travel Manager den Druck, st?rker als je zuvor aufzutreten. Da Risiko- und Ausgabenmanagement ganz oben auf der Tagesordnung stehen, schenkt die obere Führungsebene Gesch?ftsreisen auf eine ganz neue Art und Weise Aufmerksamkeit. Im Mittelpunkt steht nun, wie Travel Manager Risikomanagement und Einsparungen miteinander in Einklang bringen k?nnen, um ein erfolgreiches, sicherheitsbewusstes Reiseprogramm zu erstellen.

Machen Sie Informationen ausfindig

Erfolgreiche Menschen haben einige Gemeinsamkeiten: Sie h?ren zu und lernen von Fachleuten, recherchieren und verwenden Daten und treffen darauf basierend informierte Entscheidungen. Es ist unm?glich, alles zu wissen, besonders in diesen unsicheren Zeiten. Wir haben einige Vorschl?ge zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Unternehmen voranbringen, Ihr eigenes Fachwissen erweitern und sich auf die Zeit vorbereiten k?nnen, wenn Ihr Reiseprogramm wieder in vollem Gange ist.

Hier ein paar m?gliche Schritte:

  • Informieren Sie sich so gut wie m?glich über die Reisebranche. Nehmen Sie an Webinaren teil, um sich bezüglich der Neuigkeiten in der Reisebranche auf dem neuesten Stand zu halten, und schlie?en Sie sich lokalen Reiseorganisationen an, wie z. B. der GBTA1, um sich zu engagieren und Verbindungen aufzubauen.
  • Finden Sie heraus, ob Ihr Travel-Management-Unternehmen (TMC) Online-Networking-M?glichkeiten für Kunden oder gemeinsame Schulungsveranstaltungen anbietet. Zu unserem Angebot geh?rt beispielsweise die Online-Community Egencia Connect, in der sich Travel Manager mit Kollegen und Branchenexperten zu Einblicken und Fachwissen austauschen k?nnen.
  • Arbeiten Sie eng mit Ihren internen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse abgedeckt werden. Dies kann regelm??ige Gespr?che mit Teams wie der Personalabteilung in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit sowie Reisekosten und Ausgaben bedeuten. Weitere Empfehlungen dazu bietet das Webinar zur Wiederaufnahme von Gesch?ftsreisen nach COVID-19.

?Tauschen Sie sich mit anderen aus: Schaffen Sie sich ein Netzwerk zum Thema Reisen, Gesundheit und Sicherheit aus Mitarbeitern der Personalabteilung, des Facility Managements, Führungskr?ften usw. Behalten Sie bei einem Gespr?ch mit der Personalabteilung die Risiken im Hinterkopf, die mit Reisen w?hrend der COVID-19-Pandemie verbunden sind, um sicherzustellen, dass diese nach M?glichkeit anerkannt und gemindert werden. Sie m?chten sicher keine Richtlinien oder Rahmenbedingungen ver?ffentlichen, wenn die dafür ben?tigten Informationen nicht vorliegen. Sorgen Sie zudem dafür, dass sich Reisende nicht in einer Situation wiederfinden, in der sie Hilfe ben?tigen und nicht wissen, was zu tun ist.“

– Caroline Strachan, Managing Partner, Festive Road

Stellen Sie die richtigen Fragen

Berücksichtigen Sie die Fragen und Antworten, die Sie zur Neugestaltung Ihres Reiseprogramms oder bei der Arbeit an Ihrer n?chsten Pr?sentation für Führungskr?fte ben?tigen.

  • Was bedeuten Gesch?ftsreisen für Ihr Unternehmen und wie k?nnen Sie sie in Ihre Strategie für Wachstum und Erholung des Gesch?fts integrieren? Stellen Sie Ihr Gesch?ftsreiseprogramm und Ihre Richtlinien auf den Prüfstand, um sicherzustellen, dass Sie den Zielen Ihres Unternehmens in der ?neuen Normalit?t“ entsprechen.
  • Wie werden Reisende je nach Ihrer Position betroffen sein? Sprechen Sie mit den Abteilungsleitern darüber, wer seine Reiset?tigkeit wieder aufnehmen soll und wie Reisende m?glicherweise je nach ihrer Zust?ndigkeit anders unterstützt werden müssen. Abh?ngig von Ihrem Unternehmen ist jeder – von Vertrieb und Personalabteilung bis hin zu Kreativteams und Ingenieuren – von ?nderungen im Gesch?ftsreisebereich betroffen. Daher ist es wichtig zu erfahren, welche Art von zus?tzlicher Unterstützung jeweils ben?tigt wird.
  • Wie sind Sie auf die Sorgen von Reisenden eingegangen? Tauschen Sie sich mit Ihren Reisenden im direkten Gespr?ch ?der im Rahmen von unternehmensweiten Umfragen aus. Die IATA berichtete kürzlich, dass 84 Prozent der Reisenden Angst haben zu reisen, bevor der Coronavirus nicht einged?mmt ist.2 Es ist wichtig, auf die Sorgen Ihrer Mitarbeiter einzugehen, damit diese wieder mit einem guten Gefühl reisen und Sie ihnen die bestm?gliche Unterstützung beim Risikomanagement bieten k?nnen.
  • Wie kann Ihr Account Manager Sie unterstützen? Der Account Manager bei Ihrem TMC ist ein Experte für Gesch?ftsreisen und sollte Ihnen wertvolle Unterstützung und Informationen bieten.

Laden Sie unser Toolkit zur Neugestaltung Ihres Reiseprogramms nach COVID-19 herunter und profitieren Sie von umsetzbaren Ratschl?ge zum Setzen von Zielen sowie zum Analysieren und überarbeiten Ihres Gesch?ftsreiseprogramms und Ihrer Richtlinien.

Teilen Sie Ihre Ideen

Der n?chste Schritt nach Ausarbeitung eines Plans ist, diesen mit der oberen Führungsebene zu teilen. Die erste gro?e Hürde: einen Termin finden, an dem Sie alle an einen (virtuellen) Tisch bekommen. Dann folgen die Vorbereitung und die Pr?sentation.

  • Beginnen Sie im Kleinen. Wenden Sie sich zuerst an Ihren Manager und leiten Sie Ihre Bedenken und Initiativen mit dessen Unterstützung an die richtigen Ansprechpartner weiter.
  • Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie wissen und steuern k?nnen, um Entscheidungen zu beeinflussen und das Risiko für Reisende zu minimieren. Sie k?nnen die Zukunft nicht vorhersagen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Punkte ansprechen, die Sie gerade tun und wie diese Ihr Unternehmen und Ihre Reisenden unterstützen.

?Halten Sie es kurz und einfach. [Ihre Führungsebene] m?chte das gro?e Ganze verstehen, anstatt von Detailinformationen überflutet zu werden. Nennen Sie ruhig ein paar Optionen, aber denken Sie daran, immer mit Ihrer Empfehlung zu starten.“

– Whitni Willmore, Travel Manager, Engineered Structures, Inc.

  • Teilen Sie Ihre Herausforderungen in überschaubare Einheiten auf. Beginnen Sie mit den wichtigsten Herausforderungen und Chancen und gehen Sie dann darauf ein, wie Sie mit diesen umgehen, um sicherzustellen, dass die dringendsten Anforderungen geh?rt und verstanden werden.
  • Treten Sie selbstbewusst auf und halten Sie Ihre Daten griffbereit. Denken Sie aber dennoch daran, auch um Feedback zu bitten: Vielleicht haben Sie einige Ideen der Anwesenden noch nicht berücksichtigt.

?Gehen Sie nicht unvorbereitet in Meetings. Seien Sie pr?zise und führen Sie Fakten und Statistiken an.“

– Lisa Wilke, Corporate Travel Manager, Nationwide.

Treten Sie selbstbewusst auf

Wir erleben derzeit beispiellose Zeiten. Die An- und Herausforderungen des Jahres 2020 unterscheiden sich deutlich von denen, mit denen wir alle zuvor konfrontiert waren. Vertrauen Sie sich selbst, betreiben Sie ausreichend Recherche, nutzen Sie Ihre Stakeholder-Beziehungen und stellen Sie die Sicherheit in den Vordergrund. Wenn Sie der Gedanke daran, Ihre Pl?ne und Ideen zu teilen, immer noch nerv?s macht, finden Sie in unserem Blog Einfache Strategien für eine bessere Executive Presence hilfreiche Tipps. Atmen Sie tief ein und aus und trinken Sie einen Schluck Wasser. Sie schaffen das!

Zuletzt: Arbeiten Sie mit gro?artigen Partnern zusammen

Wir bei Egencia k?nnen Ihnen bei der Umsetzung all der genannten Hinweise und Tipps helfen. Unsere Teams sind immer für Sie da. Sobald Sie das Feedback Ihrer internen Stakeholder gesammelt und deren neue Anforderungen verstanden haben, helfen Ihnen unsere kompetenten Account-Management- und Implementierungsteams dabei, die Reiserichtlinien an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Au?erdem bieten wir Ihnen die Community Egencia Connect als Online-Ressource. In der Community k?nnen Travel Manager Best Practices auszutauschen, Tipps und Ratschl?ge für Gesch?ftsreisen von Reiseexperten und Kollegen erhalten und Punkte für bestimmte Aktivit?ten sammeln.

Als Organisation, der über 9.000 Unternehmen weltweit bei ihrem Gesch?ftsreisemanagement vertrauen, k?nnen wir Ihnen helfen, ein st?rkerer Travel Manager für Ihr Unternehmen zu werden. Sehen Sie sich unser vollst?ndiges Toolkit zur Neugestaltung Ihres Reiseprogramms nach COVID-19 an, um zu erfahren, wie Sie sich auf die n?chste Phase der Reiset?tigkeit vorbereiten k?nnen.

1. ?About GBTA Europe.“ GBTA. https://www.gbta.org/membership-and-communities/chapters-and-regions/europe 2. ?IATA COVID-19 Passenger Survey.“ International Air Transport Association (IATA). April 2020. https://www.iata.org/en/publications/store/covid-passenger-survey/

Sie interessieren sich für bessere Gesch?ftsreisemanagement-L?sungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.