Corporate travel manager uses risk management tools
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Expedia Group optimiert globales Travel-Management mit Egencia

Unternehmen:
Expedia Group
Anzahl der Mitarbeiter:
27,000
Branche:
Reisen

Ver?ffentlicht: 24?September 2020

Weltweit suchen Reisende nach Angeboten bei der Expedia Group (EG), dem Mutterkonzern so bekannter Marken wie Expedia, Hotels.com, Orbitz, Travelocity und Egencia. Daher sind Reisen für Tausende von EG-Mitarbeitern Teil ihres Alltags. Da das Unternehmen Niederlassungen auf der ganzen Welt hat, ben?tigte es einen einheitlichen, optimierten Buchungsprozess, der für Effizienz und Sicherheit sorgt. Dafür wandte es sich an Egencia mit seinen modernen L?sungen für das Gesch?ftsreisemanagement.

Rationalisierung der weltweiten Gesch?ftsreiseabl?ufe für mehr Transparenz

Als die Expedia Group begann, ihr Gesch?ftsreiseprogramm zu ver?ndern, war eines der Hauptziele die Konsolidierung der Abl?ufe. Wie bei vielen globalen Unternehmen waren die Prozesse uneinheitlich, was mehr manuelle Aufgaben und weniger Transparenz beim Gesch?ftsreisemanagement zur Folge hatte. ?Eines unserer Hauptziele war die Konsolidierung der Points of Sale in unserem System. Unser Reiseprogramm war n?mlich sehr stark fragmentiert. Jeder Gesch?ftsbereich nutzte mehrere Websites“, erkl?rt Corbie Brumbeloe, Director Global Procurement and Corporate Travel der Expedia Group.

?Da sich die L?sung von Egencia in unser Personalsystem einbinden lie? und wir so die Benutzerprofile automatisieren konnten, gelang es uns, die Zahl der Points of Sale von 65 auf 25 zu reduzieren“,

berichtet sie weiter. Schon diese Ver?nderung hilft dem EG-Team dabei, Entscheidungen auf der Grundlage erkennbarer Reisegewohnheiten zu treffen. So erh?lt das Team jetzt beispielsweise Benachrichtigungen, wenn jemand au?erhalb der Richtlinie bucht, und diese Information l?sst sich bis zum betroffenen Gesch?ftsbereich der jeweiligen Marke verfolgen, unabh?ngig davon, wo die Reise stattfindet.

Da derzeit aufgrund von COVID-19 sowieso kaum Reisen unternommen werden, arbeitet EG mit Egencia daran, weitere Gesch?ftsreise-Tools zu integrieren, um langfristige strategische Ziele zu erreichen sowie Einsparungen zu erzielen.?

?[Unser Account Manager] Jim hilft uns sehr dabei, unsere langfristigen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, und knüpft Kontakte zu den richtigen Mitarbeitern von Egencia. Da derzeit [aufgrund von COVID-19] keine Reisen stattfinden, befassen wir uns mit gr??eren Projekten wie Reisen zu Konferenzen oder Gruppenreisen. Das Egencia Consulting Team ist bei diesen Themen ?u?erst kompetent und wir arbeiten weiter mit ihm und unserem Account Manager an Verbesserungen“, so Brumbeloe.

Hohe Einsparungen dank neuer Travel-Management-L?sungen

Angesichts der Unsicherheit im Gesch?ftsreisesegment ist die Senkung der Kosten für Beschaffungsteams entscheidend, um die Vorgaben ihres Unternehmens einzuhalten. Dank der Tools und Systeme von Egencia verzeichnet die Expedia Group deutliche Einsparungen. ?Als Teil des globalen Beschaffungsteams spielen Einsparungen für uns immer eine wichtige Rolle“, berichtet Brumbeloe. Im Jahr?2019 konnte EG beim Gesch?ftsreisemanagement Einsparungen in H?he von 7?Millionen Dollar erzielen.

Laut Megan Reynolds, Global Corporate Travel Manager von EG, spielte dabei ein solideres Vertragsratenprogramm für Hotels eine entscheidende Rolle. ?Dank unseres neuen Hotelbeschaffungsprogramms konnten wir deutliche Einsparungen erzielen. Vor der Zusammenarbeit mit dem Consulting Team von Egencia führten wir manuell Ausschreibungen durch und handelten Raten in wichtigen St?dten aus, in die unser Team h?ufig reist“, erz?hlt sie.

?Das Egencia-Team hat bereits Vertragsraten, durch die wir viel Zeit und Geld sparen konnten. Au?erdem wurden uns Hotels vorgeschlagen, mit denen wir bisher noch nicht verhandelt hatten, die aber unsere Kriterien erfüllten.“

?Weiteres Einsparungspotenzial bieten die Tools von Egencia zur überwachung nicht genutzter Tickets“, erl?utert Brumbeloe. ?Vor COVID-19 war dies kein Thema, aber jetzt k?nnten sie uns teuer zu stehen kommen. Dank eines benutzerdefinierten Dashboards in Egencia Analytics Studio zur Nachverfolgung nicht genutzter Tickets k?nnen wir sicherstellen, dass Guthaben genutzt werden, und so unsere Verluste aufgrund von Stornierungen auf ein Minimum reduzieren. Diese Einblicke sind entscheidend, um zukünftige Kosten vorherzusehen.“

Optimierung der Standards für das Risikomanagement mit den L?sungen von Egencia für die Sicherheit der Reisenden

Neben der Nachverfolgung nicht genutzter Tickets zur Minimierung finanzieller Verluste erarbeitet EG gemeinsam mit Egencia als Reaktion auf COVID-19 au?erdem hohe Standards für die Sicherheit der Reisenden. ?Unser Account Manager hat uns über die Best Practices der Branche in dieser ungew?hnlichen Zeit informiert. Wir verlassen uns auf das Fachwissen von Egencia, damit wir über die richtigen Tools verfügen, sobald unser Team wieder auf Gesch?ftsreise geht“, so Reynolds.

Reynolds wei?, dass geeignete Tools für das Risikomanagement nicht das Einzige sind, was n?tig ist, um das Vertrauen der Reisenden zu gewinnen. Dafür braucht es auch entsprechende Informationen. Daher erstellt sie diverse Infoseiten im unternehmenseigenen Intranet zu aktuellen Vorgaben der Beh?rden und L?nder sowie zu Reiseeinschr?nkungen und Sicherheitsma?nahmen. Diese enthalten auch Details zu den Sicherheitsstandards verschiedener Hotelketten. Sie sagt:

?Wir m?chten, dass sich unsere Reisenden sicher fühlen, weil sie über ausreichende Informationen verfügen, um vor Reiseantritt fundierte Entscheidungen treffen zu k?nnen.“?

Die aktuelle Situation zeigt auch sehr gut, warum das Ziel der Expedia Group, weltweit einheitliche Vorgehensweisen für Gesch?ftsreisen einzuführen, nicht nur aus Gründen der Effizienz, sondern auch der Sicherheit wichtig ist. ?Indem wir sicherstellen, dass das gesamte Team in jeder Region denselben Prozess bei Egencia nutzt, k?nnen wir sowohl unsere Reiserichtlinie verwalten als auch das Wohlergehen der Reisenden gew?hrleisten. Wenn jemand au?erhalb von Egencia bucht, verfügen wir nicht über dieselben Informationen und k?nnen nicht so effektiv mit dieser Person kommunizieren“, erl?utert Brumbeloe.

Im Hinblick auf Reisen nach der Coronapandemie bedeutet die langfristige Investition in ein solides, modernes Gesch?ftsreiseprogramm für die Expedia Group, über umfassende Daten und benutzerdefinierte Berichte zu verfügen, um die Reiserichtlinie anpassen, die Sicherheitsstandards für Reisende optimieren und Einsparungsm?glichkeiten analysieren zu k?nnen.

?Die Pandemie hat das Thema Reisen intern in den Vordergrund gerückt und wir nutzen diese Zeit, um mit der Unternehmensführung darüber zu kommunizieren.“ Reynolds erg?nzt:

?Da derzeit kaum Reisen stattfinden, ist dies eine gute Gelegenheit, die Grundlagen unseres Programms zu optimieren, beispielsweise im Hinblick auf die Sicherheit. Au?erdem arbeiten wir mit dem Team von Egencia aktiv daran, Abl?ufe zu rationalisieren und die Sicherheit unserer Reisenden zu gew?hrleisten.“

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Sie interessieren sich für bessere Gesch?ftsreisemanagement-L?sungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.