Corporate travel manager using travel program
Corporate travel manager using travel program

Die digitale Reise von West Park Management Services mit Egencia

Name des Unternehmens:
West Park Management Services
Branche:
Finanzwesen
Anzahl an Mitarbeitern:
300

West Park Management Services (WPMS) unterstützt das Investmentunternehmen Triton mit Hauptsitz in Europa und dessen Portfoliogesellschaften. WPMS bietet unter anderem Beratungsleistungen zu operativen, strategischen und kommerziellen Due-Diligence-Prozessen an. Gemeinsam arbeiten Triton und WPMS am Aufbau st?rkerer Unternehmen, insbesondere in Nordeuropa.?

Ein Gesch?ftsreiseprogramm, das an der Kultur und den Zielen des Unternehmens ausgerichtet ist

Triton und WPMS besch?ftigen gemeinsam um die 300?Mitarbeiter, die gelegentlich Gesch?ftsreisen unternehmen. Darunter sind etwa 100?Personen, die h?ufig gesch?ftlich unterwegs sind.?

?Reisen sind für unser Gesch?ft entscheidend, sowohl um Beziehungen zu knüpfen als auch um nach neuen Chancen zu suchen. Investitionen erfordern viel Vertrauen auf beiden Seiten. Das Reisen und pers?nliche Kennenlernen von Menschen spielt hierbei eine wichtige Rolle“, betont Ieva Kisieliute, Global Travel Managerin bei WPMS.?

WPMS hat sich für Egencia entschieden, um seine Gesch?ftsreise-Tools zu verbessern und einen nahtlosen Buchungsprozess mit verl?sslicher Technologie zu implementieren.? ?Vorher wurden Buchungen immer telefonisch get?tigt, da online keine Aktualisierungen vorgenommen werden konnten“, erkl?rt sie. ?Bei ?nderungen in letzter Minute (die h?ufig vorkommen) war es ziemlich stressig, darauf zu warten, dass ein Mitarbeiter frei wird und das Gespr?ch annimmt.“?

?Wir hatten zwar ein Online-Buchungssystem, aber es war nicht zuverl?ssig“, erl?utert sie. ?Unser Team konnte auf eigene Faust bessere Angebote finden. Und die Informationen waren nicht immer aktuell, weshalb die Reisenden ihre Reisepl?ne unterwegs mehrmals überprüfen mussten.

Aufgrund der Unternehmensstruktur und der hohen Anzahl an Reisen, wirkten sich diese Probleme auf das gesamte Team aus.“? ?Unser Unternehmen ist sehr dynamisch. Alles geschieht sehr schnell. Wir brauchten also jemanden, der mit unserer Geschwindigkeit mithalten kann“, fügt sie hinzu. ?Wir haben uns für Egencia entschieden, da Egencia unsere Ziele hinsichtlich Geschwindigkeit, Digitalisierung und Flexibilit?t erfüllen kann.“?

Eine h?here Online-Buchungsrate dank der richtigen Gesch?ftsreise-Tools

Das Team brauchte Tools, die ger?teübergreifend funktionieren?– am Arbeitsplatz, unterwegs und im Ausland.?

?Als wir Egencia eingeführt haben, lautete unser Motto: ?Travel goes digital‘. Wir hingen Poster dieses Mottos in allen 14?Büros auf, von Stockholm über London bis Shanghai“, erinnert sich Kisieliute. ?Digitale Gesch?ftsreise-Tools waren genau das, was wir brauchten. Wir hatten lange darüber gesprochen, aber die Tools fehlten uns.“?

Ausgangspunkt war also ein Online-Buchungssystem, das nicht zuverl?ssig war und eine Online-Buchungsrate von gerade einmal 11?% lieferte. Somit war es schwierig, vorauszusehen, wie die Technologie von Egencia vom Team aufgenommen werden würde.?

Doch Kisieliute versichert: ?Die Mitarbeiter sehnten sich nach einer M?glichkeit für Online-Buchungen.“ Innerhalb des ersten Monats schoss WPMS bereits über das Ziel von 80?% bei der Online-Buchungsrate hinaus.?

?Die Reisenden k?nnen sicher sein, dass die Technologie wie erwartet funktioniert und dass die Informationen stimmen. Vorher mussten wir einen Reiseberater anrufen. Jetzt k?nnen wir unsere Reisen ganz einfach buchen und verwalten, ohne zum Telefon zu greifen.“

Eine der Gesch?ftsreisel?sungen von Egencia, die besonders hilfreich für das Team ist, ist die M?glichkeit, ein eigenes ma?geschneidertes Reiseprogramm zu erstellen.?

?Die Optionen zur Anpassung machen es noch leichter für alle, auf der sicheren Seite zu bleiben und die Richtlinien einzuhalten. Wir haben Vertr?ge mit bestimmten Hotels und unsere Suche bei Egencia ist so programmiert, dass diese Hotels bevorzugt werden. Immer wenn ich einen Mitarbeiter des Implementierungsteams gefragt habe, ob etwas m?glich ist, habe ich eine positive Antwort bekommen“, so Kisieliute.

Dank der Reisetechnologie von Egencia k?nnen Travel Manager auch die Reiserichtlinie zentral verwalten und jederzeit bearbeiten. ?Wir verfolgen einen kombinierten Ansatz bei der Reiserichtlinie. Reisende k?nnen Entscheidungen treffen und jederzeit erforderliche ?nderungen machen. Wenn es ?nderungen gibt, sei es aus sicherheitsbezogenen oder anderen Gründen, kann ich sofort Updates vornehmen“, fügt sie hinzu.

Mehr Transparenz bei Gesch?ftsreisen in noch nie dagewesenen Zeiten

Eine kürzlich erfolgte Anpassung der Reiserichtlinie des Unternehmens ist das Ergebnis eines Gespr?chs mit Natasha Ulrich, Account Managerin bei WPMS, bei dem wichtige Erkenntnisse zu Reisen in Zeiten von COVID-19 geteilt wurden.?

?Wir haben bereits wieder mit dem Reisen begonnen, weil es für unser Gesch?ft entscheidend ist. Manager haben die vollst?ndige Kontrolle darüber, wann und wohin sie reisen, aber um unserer Sorgfaltspflicht nachzukommen, ben?tigen wir Transparenz. Unter anderem schlug Natasha vor, dass wir dem Buchungsvorgang ein Reisegrund-Feld hinzufügen, was sich als sehr hilfreich erwiesen hat“, erkl?rt Kisieliute.

Da beinahe das ganze Team online Reisen bucht, gibt es mehr Transparenz in Bezug auf das Gesch?ftsreiseprogramm zu einer Zeit, in der es für das Wohlbefinden der Reisenden sehr wichtig ist, einen vollst?ndigen überblick über Gesch?ftsreisen zu behalten. ?[Als COVID-19 erstmals ausbrach,] konnten wir mithilfe von Traveller Tracking sehen, wer sich gerade in L?ndern mit h?herem Risiko befand“, so Kisieliute weiter. ?Und die Funktionen zur Berichterstellung waren sowohl für meine Rolle als auch für viele Manager hilfreich, die stets den überblick darüber behielten, wo sich die Reisenden befanden.“

?Wir haben nun eine Technologie für Gesch?ftsreisen, die zu unserem dynamischen Unternehmen passt. Jedes Unternehmen, das regelm??ig Gesch?ftsreisen durchführt, ben?tigt Geschwindigkeit, Flexibilit?t und die F?higkeit zur Anpassung?– wir haben all dies jetzt. Der Beweis, dass dies für unser Team funktioniert, sind die hohe Buchungsrate und das Feedback, das ich von Team erhalte. Stress aufgrund von ?nderungen in letzter Minute ist kein Problem mehr.“ Sie ist au?erdem zuversichtlich, dass es in Zukunft noch besser laufen wird: ?Natasha und ich arbeiten eng zusammen und suchen nach M?glichkeiten, unser Reiseprogramm parallel zu unseren Unternehmen weiterzuentwickeln.“

Sie interessieren sich für bessere Gesch?ftsreisemanagement-L?sungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.